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Auch Daten von Vereinsmitgliedern stehen ab 25. Mai unter besonderem Schutz.

Datenschutz-Grundverordnung

Alle Vereine sind betroffen: Bußgeld in Millionenhöhe droht

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Am 25. Mai tritt die EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. Damit kommt auch auf die Vereine viel zusätzliche Verwaltungsarbeit zu. Doch nicht alle wissen, was zu tun ist, um die Auflagen zu erfüllen. Unwissenheit schütz vor Bußgeldern nicht. Rainer Roth hat praktikable und rechtssichere Empfehlungen und Vordrucke für die Umsetzung erarbeitet.

Die Unsicherheit bei vielen Vereinen ist groß. Das zeigte kürzlich die Sitzung des Vereinsrings Reifenberg. Dort hatte Kirsten Schmidt, Vorsitzende vom Ski Club Reifenberg, ihre Kollegen von anderen Vereinen darauf hingewiesen, wie wichtig es ist, sich genau mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung zu beschäftigen. Sie hat sich von allen Vereinsmitglieder eine Einwilligungserklärung unterschreiben lassen. Damit darf der Verein Fotos und personenbezogene Daten auf der Homepage veröffentlichen oder bei Wettbewerben an Sportverbände weitergeben. Auch die TSG Niederreifenberg ist gerüstet. Aber viele, nicht nur kleine Vereine tun sich schwer.

Rainer Roth bringt über das „Volunteerportal“ Freiwillige Helfer mit Veranstaltern zusammen, wie vor kurzem bei der Tischtennis WM. Da hat er viel mit Daten zu tun, und sich beizeiten mit dem Thema Datenschutz befasst. Auflagen gab es zwar schon vorher, aber ab Freitag, 25. Mai sind diese in allen EU-Staaten verbindlich. Bei seinen Recherchen wurde ihm klar: „Dass etwas gemacht werden muss, weiß inzwischen jeder und es gibt keinen Verein, den es nicht betrifft.“

Er ist überzeugt: „Vielen ist aber nicht bewusst, dass für sie im Grunde das Gleiche gilt, wie für Unternehmen, vor allem wissen sie nicht, was wirklich zu tun ist.“ Große Verbände signalisierten den ihnen angeschlossenen Vereinen zwar, dass dringend gehandelt werden müsse, hätten aber keine Lösungsvorschläge sondern auf ihrer Webseite nur Links zu weiteren Informationen.

Er hat festgestellt: „Bei dem Versuch sich zu informieren haben viele resigniert“. Man lese viele Seiten und sei dann auch nicht schlauer. „Es gibt nichts Umfassendes, vor allem nichts Praktikables“, sagt Roth. Als Partner der Bürogemeinschaft in der Kanzlei von Rechtsanwalt Reinhold Bartha in Wehrheim hat Roth die in Zusammenarbeit mit dem Managerverband für Unternehmen erarbeiteten Empfehlungen für Vereine und Ehrenamtliche entwickelt. Wer Umgang mit personenbezogen Daten hat, kann auf Formulare und Protokolle zurückgreifen, die künftig von jedem Verein für die Dokumentation gefordert sind. „Vor allem sind die Handlungsanweisungen rechtsverbindlich und halten jeder Prüfung stand“, versichert Roth.

Er geht davon aus, dass die Abmahnagenturen ab nächster Woche tätig werden. Eine Abmahnung per se koste bereits 350 Euro. Vor allem ist die Beschwerde innerhalb von 72 Stunden zu klären und an die Aufsichtsbehörde weiterzuleiten. Genau wie Unternehmen und Behörden drohen auch Vereinen bei Datenschutzverstößen Bußgelder in Millionenhöhe. Eine Mindeststrafe von 4000 Euro stehe im Raum. Und es sei nicht jedem bewusst, dass Vorstände persönlich in der Haftung stehen.

Das Paket von Roth mit digitalen Vorlagen und ausführlichen Informationen, welche Aufgaben am dringendsten angegangen werden sollten, kostet 580 Euro und wird per Newsletter nachgesteuert, sobald Handlungsbedarf ist.

Neben den Einwilligungserklärungen sind im ersten Schritt besonders wichtig ausgedruckte und unterschrieben Verzeichnisse und Verträge über die Verarbeitungstätigkeit innerhalb des Vereins. Das gilt auch für Daten, die Übungsleiter in Ordnern, auf Handys oder privaten Rechnern haben. Und die Webseiten sollten aktualisiert sein

Roth ist nicht sicher, ob wirklich jeder Verein einen Datenschutzbeauftragten braucht. Er geht davon aus, dass politisch nachgebessert wird. „Ziel ist, dass Verbände sich einen externen Datenschutzbeauftragten einkaufen.“ Die Vorstände einzelner Vereine, könnten das nicht leisten, meint Roth und sagte: „Es wäre schade, wenn die Vereine wegen bürokratischer Hürden noch mehr Ehrenamtliche verlieren.“

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