Deutschland ist noch immer das Land der Faxgeräte - und Aktenberge.
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Deutschland ist noch immer das Land der Faxgeräte - und Aktenberge.

Anfang vom Ende der Zettelwirtschaft - oder?

  • vonJulian Dorn
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Länder wie Rumänien, Polen und Tschechien haben besseres Internet, die Baltenrepubliken sind durchdigitalisiert. In Deutschland ist der Weg zum digitalen Rathaus dagegen noch weit. Wo steht Eppsteins Verwaltung bei der Digitalisierung? Eine Zwischenbilanz.

VON JULIAN DORN

Eppstein -Länder wie Rumänien, Polen und Tschechien haben besseres Internet, die Baltenrepubliken sind durchdigitalisiert. In Mexiko holt man sich seinen neuen Reisepass im Einkaufszentrum bei einer Zweigstelle der Behörde, und man kann ihn gleich mitnehmen statt sechs Wochen zu warten.

Seit über einem Jahr legt nun die Corona-Pandemie die Schwächen der deutschen Verwaltung schonungslos offen: Das Land ächzt unter einer behäbigen Bürokratie; Deutschland ist noch immer das Land der Faxgeräte und Zettelwirtschaft, nicht nur im Gesundheitsamt. Auch der Weg zum digitalen Rathaus scheint noch weit.

Interkommunale Zusammenarbeit

In der Burgstadt sei nun aber "ein weiterer wichtiger Schritt" in diese Richtung getan, zumindest in den Augen von Bürgermeister Alexander Simon (CDU): Bürger können Termine mit dem Bürgerbüro nun online vereinbaren: Das sei "ein Erfolg der Zusammenarbeit der Gemeinden Kriftel und Liederbach und der Stadt Eppstein", so die Erste Stadträtin Sabine Bergold (CDU). Die interkommunale Zusammenarbeit wurde 2019 beschlossen, um die Digitalisierung zu forcieren. Gemeinsam sei eine Beratungsfirma engagiert worden, erklärt Bergold das Prozedere. Die Firma habe die drei Kommunen dabei unterstützt, ein geeignetes Dokumenten-Management-System (DMS) als Grundlage für die Verbesserung der digitalen Abläufe auszuwählen.

Damit sei man aber noch nicht am Ende, weitere Maßnahmen würden folgen, kündigt Bergold auf Nachfrage an. So könne man sich bereits digital um freie Stellen bewerben. Außerdem gebe es in Eppstein mittlerweile die Möglichkeit, Mängel, etwa eine defekte Straßenlaterne, online zu melden, genauso wie den Wasserzählerstand. Zudem können Bürger mittlerweile auch im Internet nach Fundsachen suchen. Ein großer Sprung auf dem Weg zur Digitalisierung? Für die Liberalen etwa, die schon lange eine "Internetfiliale" des Rathauses fordern, sind dies eher kleine Trippelschritte ( siehe Kasten rechts unten ). Viele Städte und Gemeinden im Kreis seien deutlich weiter als Eppstein, erklärt der stellvertretende FDP-Ortsvorsitzende Marcel Wölfle. Egal, ob Online-Fundbüro, Online-Mängelmelder, Stadt-App: "Was bei anderen Städten im Main-Taunus-Kreis schon seit Jahren etabliert ist, war in Eppstein lange Zukunftsmusik."

Erste Stadträtin Bergold wehrt sich gegen die Kritik. Vergleiche mit anderen Verwaltungen seien nicht immer zielführend. "Man muss stets bedenken: Wir sind eine kleine Verwaltung. Wir können alles nur schrittweise umsetzen, um eine Überlastung zu vermeiden." Das Argument der kleinen Verwaltung lässt die FDP nicht gelten - "das Gegenteil ist richtig: Gerade in einer kleineren und agileren Verwaltung können Prozesse besonders schnell umgestellt werden", glaubt FDP-Mann Wölfle.

90 Prozent im Home-Office

So behäbig sei man doch gar nicht, erwidert Bergold und verweist auf die Home-Office-Strategie: Schon im März des vergangenen Jahres, während des ersten Lockdowns, habe man rasch reagiert und innerhalb weniger Tage mit der EDV-Abteilung einen Plan entwickelt, so dass nach und nach Mitarbeiter von zu Hause arbeiten konnten. Mittlerweile sind 90 Prozent der Verwaltungsangestellten im Home Office. Das ist längst nicht in jedem Rathaus so. Laut einer Studie des Beamtenbundes DBB und der Hertie School of Governance arbeiteten in den Bundesbehörden in der ersten Corona-Phase zwar 67 Prozent mehrheitlich im Home Office. Bei den Beschäftigten auf Landesebene waren es jedoch nur noch 55 Prozent - und bei den Kommunen sogar nur 37 Prozent.

Es tut sich einiges im Rathaus - eine Umstellung auch für die Mitarbeiter. Bewährte und eingeschliffene Arbeitsabläufe verändern sich plötzlich. Hinzu kommt, dass die Führungskräfte im öffentlichen Dienst meist um einiges älter sind als in der Privatwirtschaft. Mehr als 27 Prozent der Beschäftigten in der Verwaltung sind älter als 55 Jahre - unter den Führungskräften ist der Schnitt häufig noch höher. Viele von ihnen sind ohne Digitalisierung aufgewachsen - und haben digitale Arbeitsmodelle in der Praxis nie kennengelernt.

Gesetz für schnellere Digitalisierung

Deswegen sei es wichtig, "die Mitarbeiter mitzunehmen und nicht einfach von oben neue Arbeitsabläufe zu verordnen und die Verwaltung umzukrempeln", sagt Stadträtin Bergold. In Workshops wurde die Belegschaft an die neuen Programme herangeführt, konnte auch selbst mitbestimmen und an der Entwicklung digitaler Lösungen mitarbeiten. Diese aktive Beteiligung stärke die Akzeptanz, glaubt Bergold.

Dass die Digitalisierung nun überhaupt Fahrt aufnimmt, liegt wohl auch am Onlinezugangsgesetz (OZG), das vergangenes Jahr in Kraft getreten ist. Bis Ende 2022 müssen alle Verwaltungsleistungen digital angeboten werden. Bund und Länder haben Portale geschaffen, die von den Kommunen genutzt werden können. Nun sollen diese Verwaltungsportale miteinander verknüpft werden, so Bergold. Ziel sei es, dass jeder seine Daten einmal dort erfassen, sich mit dem Personalausweis identifizieren kann und somit diese Daten für alle Anträge an die Bund-, Länder- oder Kommunalverwaltungen zur Verfügung gestellt werden können. Die Behörde wird digital über den Antrag informiert und soll diesen auch digital weiterverarbeiten. Der Antragsteller erhält dann einen digitalen Bescheid. "Innerhalb der Verwaltung werden derzeit gemeinsam mit Kriftel und Liederbach die Voraussetzungen geschaffen, digitale Formulare - beispielsweise Störungsmeldungen, die online eingereicht werden, - auch digital weiterzuverarbeiten", erklärt Bergold.

Große

Zeitersparnis

Wird das alles bis Ende 2022 zu schaffen sein? "Es wird auf jeden Fall ein Kraftakt, an dessen Ende aber alle profitieren werden. Die Bürger durch schnelle Bearbeitung und die Verwaltung durch automatisierte Erledigung der Vorgänge, wodurch mehr Zeit für anderes bleibt." Schon jetzt spare man durch die Digitalisierung 1,5 Stellen in der Verwaltung ein.

Allein: Auch wenn die Richtung stimmt - ein Spaziergang wird es nicht bis zum Ziel "per Laptop aufs Amt". Eher ein Hürdenlauf.

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