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Digitale Verwaltung: Es gibt noch viel zu tun

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Die klassischen Aktenordner sollen durch E-Akten ersetzt werden und bald der Vergangenheit angehören.
Die klassischen Aktenordner sollen durch E-Akten ersetzt werden und bald der Vergangenheit angehören. © Cybrain - stock.adobe.com

Kriftel arbeitet mit Eppstein und Liederbach zusammen

Kriftel -Die Digitalisierung der Gemeindeverwaltung macht weiter Fortschritte. Das ist dem Sachstandsbericht zu entnehmen, den der Erste Beigeordnete Franz Jirasek kürzlich in den Ausschüssen vorlegte. Durch das Online-Zugangsgesetz (OZG) sind alle Behörden verpflichtet, sämtliche Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 online anzubieten. Bereits im dritten Jahr arbeiten die Kommunen Eppstein, Liederbach und Kriftel zusammen, um das herausfordernde "Projekt Digitalisierung" bewältigen zu können.

Zwar sei man "gut vorangekommen", weiterhin stehe man aber noch vor großen Anforderungen. "Sowohl interne Prozesse als auch die Bürgerantragsportale müssen überarbeitet und digitalisiert werden", so Jirasek. Ein wichtiger Schritt sei bereits mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) vollzogen worden.

In den letzten zwölf Monaten wurden gemeinsam folgende Prozesse digitalisiert: Online-Terminvergabe für den Bürgerservice, Haushaltsplanung, Bewerbermanagement und Aufgabenmanagement. In Kriftel wurde darüber hinaus die digitale Personalakte eingeführt. Jirasek: "Derzeit werden für den Personalbereich digitale Workflows und Antragsformulare erstellt, die es den Beschäftigten ermöglichen, die wichtigsten Anträge und Änderungsmitteilungen digital zu erstellen, diese über das Personalamt an die Behördenleitung weiterzuleiten und danach in die elektronische Personalakte abzulegen."

Diese internen Personalprozesse sollen als Blaupause für den Aufbau von weiteren Workflows und der elektronischen Aktenablage dienen und auf andere Bereiche der Verwaltung übertragen werden. "Der Aufbau der neuen Prozesse benötigt viel Zeit und Abstimmungsbedarf, so dass sich die Einführung des Rechnungsworkflows verzögert hat. Im November 2021 wurde mit der Umsetzung begonnen, die bis Ende Februar 2022 abgeschlossen werden soll", heißt es im Bericht.

Weitere Bereiche sollen folgen: Der Posteingang wird neu konzeptioniert und schrittweise digital umgesetzt. Für das ersetzende Scannen müssen Richtlinien eingeführt und Verfahrensdokumentationen erstellt werden. Außerdem werden der elektronische Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen vorbereitet.

In der Kita-Verwaltung wird schon seit einiger Zeit an der Einführung einer Software gearbeitet, die die digitale Kommunikation zwischen den Einrichtungen und der Verwaltung verbessern soll. Auch im Bereich der Gewerbesachbearbeitung wird eine modernere Softwareversion zu neuen Möglichkeiten der Antragstellung und Bearbeitung führen.

"Eigentlich war geplant, bereits im vergangenen Jahr die ersten Online-Anträge auf der Homepage der Gemeinde einzustellen. Leider konnte die ekom21, die die Software vertreibt, ihren Verpflichtungen nicht nachkommen. Es wird jedoch damit gerechnet, dass die ausstehenden Anpassungen in den nächsten Wochen erfolgen", so Jirasek.

Durch die Prozessbibliothek, die das Land Hessen und die Kommunen aufgebaut habe, könnten die meistgenutzten Anträge der Bürger angeboten und digital weiterverarbeitet werden. Ob es das Beantragen von Parkausweisen, das Anmelden eines Hundes oder das Ausstellen einer vorübergehenden Gaststättenerlaubnis ist, die Prozesse stehen standardisiert zur Verfügung und können auf die jeweiligen Gegebenheiten vor Ort angepasst werden. "Verwaltungsleistungen, die aufgrund von Satzungsrecht angeboten werden, sind jedoch von Kommune zu Kommune unterschiedlich und müssen individuell aufgebaut werden", heißt es.

Zukünftig soll auch das elektronische Bezahlen der Dienstleistung, die online beantragt wurde, angebunden werden. Dadurch könnten die Antragsteller unkompliziert auf die Bezahlsysteme weitergeleitet werden. Dies erhöhe erfahrungsgemäß die Bereitschaft, die Gebühren zeitnah zu begleichen, und reduziere sich der Aufwand, der durch Mahnungen und Fehlbuchungen entstehe.

Seit 2019 arbeiten Eppstein, Liederbach und Kriftel eng zusammen, um das umfangreiche Digitalisierungsprojekt bewältigen zu können. In vierzehntägigen Abstimmungsgesprächen kommen die Digitalisierungsbeauftragten der drei Kommunen (online) zusammen, um das Projekt voranzutreiben. "Auch wenn teilweise unterschiedliche Wege begangen werden, da der Digitalisierungsstand innerhalb der drei Kommunalverwaltungen nicht einheitlich ist, profitieren alle drei von den Beratungen", bilanziert der Erste Beigeordnete Franz Jirasek.

Für die Fortführung der Digitalisierung wurden 2022 Haushaltsmittel in Höhe von 20 000 Euro eingeplant. red

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