„Bin dann mal weg“: Dieses Detail darf in keiner guten Abwesenheitsnotiz fehlen
Vor dem wohlverdienten Urlaub steht die Abwesenheitsnotiz bei vielen auf der To-Do-Liste. Welcher Fehler einen schlechten Eindruck hinterlässt – und welche Details nie fehlen dürfen.
Wenn der Arbeitsplatz zur Urlaubszeit leer bleibt, reicht es nicht, wenn Chefs und Kollegen über die eigene Abwesenheit informiert werden. Schließlich wollen auch Kunden oder Geschäftspartner nicht vergeblich auf eine E-Mail-Antwort von Ihnen warten*. Eine Abwesenheitsnotiz muss also her! Doch was gehört rein, und was darf auf keinen Fall fehlen?
Abwesenheitsnotitz erstellen – was gehört hinein?
Eine Abwesenheitsnotiz besteht immer aus einem kurzen Text, der Ihren E-Mail Kontakten die wichtigsten Details vermitteln:
- In welchem Zeitraum Sie nicht erreichbar?
- Wann ist mit einer Antwort von Ihnen zu rechnen?
- ggf. Grund der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Elternzeit)
- Wird Ihre E-Mail gelesen?
- Wer ist die Vertretung?
Lesen Sie auch: Darf mein Chef mich im Notfall aus dem Urlaub zurückholen?
Vorlage: So formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz richtig
Für den Betreff reicht schlicht „Abwesenheitsnotiz“ oder englisch: „Out of Office Message“. Beginnen Sie die Abwesenheitsnotiz dann mit einem Gruß und einer passenden Anrede. Auch ein Dank bietet sich an, etwa so: „Guten Tag und vielen/herzlichen Dank für Ihre Nachricht“, empfahl Karriere-Coach Kristin Koschani-Bongers im Interview mit der Deutschen Presse-Agentur (dpa).
„In die zweite Zeile schreiben Sie gleich die wichtigste Information: Ab wann Sie wieder erreichbar sind sowie wahlweise den Grund für Ihre Abwesenheit“, erklärt Koschani-Bongers weiter. Sie rät übrigens dazu, den Zeitpunkt anzugeben, ab wann man wieder erreichbar ist, anstatt die Daten der Abwesenheit zu nennen. Etwa so: „Ich bin derzeit im Urlaub. Gerne können Sie mich ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder erreichen“. Das hinterlasse Ihrer Erfahrung nach einen besseren Eindruck.
Wichtig laut der Expertin ist auch, zu kommunizieren, wenn E-Mails nicht gelesen werden oder an welche Vertretung sich die Kontakte im Notfall wenden können, inklusive E-Mailadresse oder Telefonnummer („Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an Kollege xy: kollege@beispiel.de“). Zum Schluss noch ein Abschiedsgruß und die Signatur nicht vergessen – fertig!
Auch interessant: Reise gestrichen wegen Corona – Kann ich bereits genehmigte Urlaubstage wieder zurücknehmen?
Abwesenheitsnotizen sorgen immer wieder für Lacher
Gerne darf die Abwesenheitsnotiz eine persönliche Note enthalten. Dabei kam es schon zu so manchen witzigen Momenten. So sorgte in der Vergangenheit etwa eine E-Mail-Benachrichtigung für Lacher, welche Absender kurzerhand an das A-Team vermittelte. Andere verabschieden sich von ihren Kontakten gar mit einem launigen Quiz in den Urlaub. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt! Aber Vorsicht: Der Chef liest vermutlich mit. (as)*Merkur.de ist ein Angebot von IPPEN.MEDIA.