Dienstreise: So setzen Sie die Kosten von der Steuer ab
Essen, Hotel, Benzin – wer beruflich unterwegs ist, hat Reisekosten. Wenn die der Arbeitgeber nicht übernimmt, können Sie die Kosten von der Steuer absetzen.
Wer beruflich unterwegs ist, hat Mehrausgaben, die üblicherweise nicht anfallen. Manchmal kommt der Arbeitgeber für diese Kosten auf. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie die Kosten einfach von der Steuer absetzen. Wichtig dabei ist, dass Sie die Belege beisammen halten, damit Sie alles nachweisen können und die Kosten erstattet bekommen. Doch was gilt eigentlich als Dienstreise?
Weiterbildungen, Klassenfahrten, Tagungen: Das fällt alles unter die Dienstreise
Damit Sie die Kosten abrechnen dürfen, müssen Sie ein paar Sachen beachten. So zum Beispiel, wo Sie Kosten der Dienstreise bei der Steuer geltend machen können. Eintragen können Sie die Kosten, die bei der Dienstreise anfallen, unter den Werbungskosten.
Was alles genau unter den Überbegriff Dienstreisen fällt, ist genau definiert. Laut Lohnsteuerhilfeverein sehen die Abrechnungsmöglichkeiten wie folgt aus.
- Fahrten im Interesse des Arbeitgebers: Dienstfahrten zu Kundinnen und Kunden, Außendienst, Montagearbeiten, Weiterbildungen, Tagungen und Messen, Klassenfahrten und Exkursionen.
- Verkehrsmittel: Öffentliche Verkehrsmittel oder mit dem Privatwagen; bei Dienstwagen übernimmt der Arbeitgeber schon Neben- und Zusatzkosten, die können Sie nicht noch einmal von der Steuer absetzen.
- Arbeitgeber: Kommen nicht für die Reisekosten auf, wenn Sie dies doch tun, dann muss eine etwaige Fahrtkostenerstattung angegeben bzw. von den Kosten der Dienstreise abgezogen werden.
Dienstreise: Die Fahrtkosten können Sie unterschiedlich absetzen
Die Fahrtkosten bei einer Dienstreise können Sie unterschiedlich absetzen, dies können Sie selbst auswählen. Sollten Sie häufig mit dem Fahrzeug unterwegs und der Unterhalt teuer sein, dann bietet es sich an, dass sie die etwas umständlichere Variante nehmen. Sie würden sich dann für den individuellen Kilometerkostensatz entscheiden und diesen berechnen. Die andere Möglichkeit zur Abrechnung der Fahrtkosten ist die Kilometerpauschale, Sie kennen diese vielleicht auch unter dem Begriff Dienstreisepauschale.
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Dienstreise: So wird die Kilometerpauschale berechnet
Wie viel Geld Sie erstattet bekommen, hängt vom Fahrzeug ab. Sind Sie mit dem eigenem PKW unterwegs, dann können Sie 30 Cent pro Kilometer geltend machen. Für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug (Moped, Motorroller, Motorrad) können Sie 20 Cent abrechnen. Sollten Sie mit dem Fahrrad unterwegs sein, können Sie keine Kilometerpauschale geltend machen. Übrigens: Der Vorteil der Kilometerpauschale ist, dass Sie die Hin- und Rückfahrt abrechnen können. Hier wird jeder gefahrene Kilometer gezählt. Anders sieht das bei der Entfernungspauschale aus, da können Sie nur die Hinfahrt geltend machen.
Individueller Kilometerkostenssatz – so rechnen Sie die Dienstreise ab
Hier müssen Sie genau sein und mit einem Fahrtenbuch genau nachweisen, welche Fahrten Sie privat gemacht haben. Sie können natürlich nur die dienstlichen Fahrten abrechen. Zuerst stellen Sie aber eine Kostenübersicht aus, darin fassen Sie zusammen, was Sie in diesem Jahr für das Fahrzeug ausgegeben haben. Das könnten folgende Punkte sein:
- Kfz-Steuer
- Versicherungen (Kasko, Haftpflicht, Rechtschutz)
- Garagen- oder Parkplatzmiete
- Wartung, Pflege, Reparatur
- Benzinkosten
- Absetzung für Abnutzung des Wagens
Daraus errechnen Sie die Gesamtsumme. Diese Gesamtsumme teilen Sie dann durch die im Jahr gefahrenen Kilometer. Dann bekommen Sie heraus, welche Kosten pro gefahrenen Kilometer anfallen. Nehmen wir an, Sie sind insgesamt 40.000 Kilometer gefahren, dann ist dies die Summe, durch die Sie teilen müssen. Von diesen 40.000 Kilometern waren 25.000 Kilometer Dienstfahrten. Steuerlich absetzen können Sie also 25.000 Kilometer. Um auszurechnen, wie viel Geld da zusammenkommt, nehmen Sie die Summe, die pro gefahrenen Kilometer anfallen und rechnen diese mal 25.000. Was da rauskommt, können Sie dann unter den Werbungskosten bei der Steuer absetzen.
Dienstreise: Bei Hotelübernachtungen sollten Sie die Belege aufbewahren
Die Übernachtungen in Hotels wirken sich steuermindernd aus, allerdings gibt es für diesen Punkt keine Pauschalbeträge. Das bedeutet, dass alle Belege aufgehoben werden müssen, damit man diese geltend machen kann. Wer sich unterwegs selbst verpflegt und keine Unterstützung vom Arbeitgeber bekommt, den unterstützt der Staat. Hierbei gibt es wieder Pauschalbeträge, die sich nach der Länge der Dienstreise richten. Ist man 24 Stunden unterwegs, können 28 Euro Verpflegungspauschale geltend gemacht werden.
Dienstreise: Auch Eintrittskarten und Straßenmaut können Sie absetzen
Wenn Sie weitere berufliche Ausgaben auf der Dienstreise haben, können Sie diese laut Lohnsteuerhilfeverein ebenfalls absetzen. Dazu gehören zum Beispiel Eintrittspreise für Messen, Tickets für den öffentlichen Personennahverkehr und Straßenmaut bzw. Parkplatzgebühren. Auch Telefonate mit dem Arbeitgeber können steuerlich abgesetzt werden. (cbl)