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Die privaten Finanzen im Blick zu haben, funktioniert heutzutage ganz einfach - nämlich via Haushaltsbuch. Wer seine Daten nicht in einer App preisgeben möchte, kann mit ein paar einfachen Formeln das Kalkulationsprogramm Excel für diese Funktion nutzen.

Praxis am Rechner

So viel praktisches Leben steckt in Excel

Viele Otto-Normalverbraucher, die beruflich oder privat kaum mit dem Office-Programm Excel in Berührung kommen, werden jetzt die Hände vors Gesicht heben und damit eine abwehrende Haltung einnehmen.

Nötig ist das allerdings nicht, denn das Programm, welches so mancher Manager nutzt, um Statistiken und Zahlen zu kalkulieren, kann auch ganz praktische Anwendung finden – beispielsweise im Haushalt. Wie viel praktisches Leben im Programm steckt, verrät dieser Beitrag.

Familienfinanzen im Griff!? Ganz einfach mit Excel

Das Haushaltsbuch ist ein Evergreen all jener, die ihre Finanzen immer und überall im Blick haben wollen. Allerdings ist der mehr oder weniger dicke Wälzer, der alle Zahlen rund ums finanzielle Familienleben beinhaltet, heute alles andere als up-to-date. Heute sollte doch eigentlich alles möglichst digital funktionieren, oder nicht? Um trotz einer Digitalisierung im Privaten dennoch die Hand über eigene, private Daten zu halten, bietet Excel mit seinem Haushaltsbuch die beste Alternative zur handschriftlichen Variante – auch ohne die Daten via App „öffentlich“ zu machen.

Das Grundprinzip ist denkbar einfach und wird hier in Bildern anschaulich beschrieben. Dabei geht es im Grunde genommen vor allem darum, die Gesamteinnahmen und die Gesamtausgaben der Familie (oder der Einzelperson, die erstmals mit den eigenen Finanzen hantieren muss), übersichtlich zu listen. Idealerweise verrechnen sie sich selber mit dieser einfachen Formel:

Gesamteinnahme [minus] Gesamtausgabe [=] Plus/Minus

Wer diese Variante des Excel-basierten Haushaltsbuchs wählt, der nutzt allerdings nur einen Mini-Bruchteil dessen, was Excel eigentlich kann, denn: Excel kann mit großen Zahlenmengen spielend leicht umgehen und folgt dabei immer der Logik, die einmal als Formel hinterlegt wurde. In der Praxis heißt das, dass die Gesamtsumme der Einnahmen und die Gesamtsumme der Ausgaben nicht etwa händisch und mit manuellem Taschenrechner an der Hand berechnet werden muss, sondern auch diesen Part kann Excel für die Familie übernehmen.

Variante 1: Die Einsteigervariante sieht vor, dass das Gehalt der Eltern sowie das Kindergeld und andere Geldeinnahmen auf der Seite „Einnahmen“ untereinander gelistet werden und sich über die Summenformel selbstständig addieren. Die Summenformel gibt es für hintereinanderliegende Zahlen – =SUMME(A1:A10) – oder nur für eine Auswahl an Zellen – =SUMME(A1:A10; A27:A36). Dasselbe Prinzip wird für die Ausgabenseite angelegt. Hier stehen beispielsweise Miete, Nebenkosten, Strom, Telefon, Versicherungsbeiträge, Lebensmittel, Bekleidung und sonstige Ausgaben. Um herauszufinden, ob der Monat in den roten oder den schwarzen Zahlen endet, müssen nun die Ausgaben von den Einnahmen subtrahiert werden: =(SUMME EINNAHMEN)-(SUMME AUSGABEN). Diese Form des Excel-basierten Haushaltsbuchs findet bei all jenen Anklang, die kontinuierlich ihre Einnahmen und Ausgaben im Blick haben möchten und dementsprechend auch immer dann ihre Ausgaben nachtragen, wenn sie sie getätigt haben.

Variante 2: Diese Form Excel als Haushaltsbuch zu nutzen, verfolgt einen anderen Ansatz. Hierbei geht es darum, eine Art privaten Monatsabschluss durchzuführen, um zu eruieren, ob man über seine Verhältnisse gelebt hat oder sich im Rahmen seiner finanziellen Möglichkeiten bewegt hat. Wer sich bereits mit dem Export der Online-Banking-Dateien auseinandergesetzt hat, kann diese Funktion nutzen, um eine Liste aller Ausgaben oder auch Einnahmen im abgeschlossenen Monat zu generieren. Via Copy and Paste können diese Daten dann aus dem Online-Banking-Excel-Export in das Haushaltsbuch übernommen werden. Hierunter fallen sowohl feste Einnahmen (wie beispielsweise Gehalt, Kindergeld und Mieteinnahmen) als auch feste Ausgaben (wie etwa Abbuchungen für Strom, Gas, Telefon, Miete). Wer all diese festen Abbuchungen und Einnahmen exportieren kann ohne sie manuell erfassen zu müssen, spart sich viel Zeit. Wer häufig mit der Bank-Card oder der Kreditkarte bezahlt, kann auch diese Kontobewegungen einfach in das Haushaltsbuch übernehmen. Um den Monat zu 100 Prozent abbilden zu können, müssen dann nur noch etwaige Barzahlungen manuell nachgetragen werden. Das Berechnungsprinzip sowie die in Excel zu verwendenden Formeln bleiben dabei dieselben wie bei Variante 1.

Auch hier gilt folgende Faustregel: Weist die Subtraktion (SUMME EINNAHMEN)-(SUMME AUSGABEN) eine negative Zahl aus, so heißt das, dass in diesem Monat mehr Geld ausgegeben als eingenommen wurde. Das darf nicht zur Regel werden, sondern kann – beispielsweise dann, wenn große Ausgaben wie etwa eine Autoreparatur anstanden – auch eine Momentaufnahme darstellen.

Auch Controlling im Haushalt ist mithilfe von Excel spielend leicht möglich

Die reine Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben ist der erste Zugang, um Excel Raum im Familienleben zu gewähren. Das aktive Controlling ist die Weiterentwicklung davon. Nötig sollte das immer dann werden, wenn die Subtraktion von Einnahmen und Ausgaben regelmäßig ein Minus ergibt. Dann ist es wichtig herauszufinden, an welcher Stelle zu viel Geld ausgegeben wird.

Anstatt die komplette Excel-Liste manuell zu durchforsten, gibt es dafür eine praktische Funktion: die Zählenwenn-Funktion. Damit können private Finanzmanager mit wenigen Klicks herausfinden, wie oft beispielsweise eine Abbuchung vom Modeladen, vom Schuhladen, vom Kosmetiker oder vom Autozubehörshop erfolgt ist. Die passende Formel dazu heißt so: =ZÄHLENWENN(Bereich;Suchkriterium). Der Bereich gibt die zu zählenden Angaben an (beispielsweise Kosmetiker, Autozubehör-Onlineshop) und das Suchkriterium gibt den Wert an, der berücksichtigt werden soll (beispielsweise alle Ausgaben über zehn Euro).

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